DEUDORES
4.1 CONCEPTO Y GENERALIDADES: Comprende el valor de las deudas a cargo de terceros y a favor del ente económico, incluidas las comerciales y no comerciales.
Dentro de la partida de deudores se registran los valores a favor de la empresa y a cargo de los clientes, ya sean estos nacionales o extranjeros, por concepto de ventas de mercancías, servicios o contratos realizados en desarrollo del objeto social, así como la financiación de los mismos. La partida comprende:
CUENTA -DENOMINACIÓN
1305 Clientes
1310 Cuentas corrientes comerciales
1315 Cuentas por cobrar a casa matriz
1320 Cuentas por cobrar a vinculados económicos
1323 Cuentas por cobrar a directores
1325 Cuentas por cobrar a socios y accionistas
1328 Aportes por cobrar
1330 Anticipos y avances
1332 Cuentas de operación conjunta
1335 Depósitos
1340 Promesas de compraventa
1345 Ingresos por cobrar
1350 Retención sobre contratos
1355 Anticipo de impuestos y contribuciones o
saldos a favor
1360 Reclamaciones
1365 Cuentas por cobrar a trabajadores
1370 Préstamos a particulares
1380 Deudores varios
1385 Derechos de recompra de cartera negociada
1390 Deudas de difícil cobro
1399 Provisiones
A las cuentas de deudores se les deberá restar la provisión efectuada para cubrir eventuales pérdidas de créditos, como resultado de cuidadosos análisis efectuados a cada una de las cuentas que conforman el grupo de cuentas por cobrar
Los valores representados en moneda extranjera se deberán ajustar a la tasa de cambio representativa del mercado.
4.2 CONTROL INTERNO
· Otorgar los cupos de créditos debidamente y que sean soportados con los documentos necesarios
· asignar personas diferentes para la revisión de los pedidos a créditos y la facturación de los mismos
· verificar en la facturación: precios, cantidad y descuentos otorgados con relación al crédito aprobado
· controlar si los despachos realizados tienen aprobado el crédito
· realizar verificación con los clientes sobre los saldos de éstos en cartera
· verificar periódicamente el vencimiento de la cartera
· revisar saldos de cartera contra saldos de contabilidad
· verificar que la cartera castigada sea aprobada por la instancia respectiva
· verificar si se han liquidado y registrado los intereses por los documentos vencidos
· verificar las condiciones de los contratos para entrega de los anticipos
· tener adecuado control de los descuentos por nomina en el caso de los anticipos y prestamos a trabajadores
4.3.DINÁMICA DE LA CUENTA:
Se debita:
- Por el valor de las mercancías o servicios vendidos a crédito.
- Por el valor de las notas débito por cheques devueltos por los bancos.
- por el ajuste por diferencia en cambio de las cuentas de clientes en el exterior.
- Por los ajustes a favor de la entidad, como intereses y otros.
- Por los ajustes generados a favor del cliente.
- Por el traslado de la cuenta de difícil cobro de clientes.
- Por el valor de la cuentas castigadas como incobrables
- Por el valor del ajuste al calculo de la provisión.
Se acredita:
- Por los pagos efectuados por los clientes.
- Por el valor de las devoluciones de mercancía o servicios no aceptados.
- Por los descuentos o bonificaciones por cualquier concepto.
- Por los traslados a cuentas de difícil cobro.
- por el valor cargado contra la provisión deudas malas.
- por el valor resultante del análisis de las cuantas deudoras.
- Por recuperación de la deuda
4.4. DEUDAS DE DIFÍCIL COBRO
Registra las cuentas que no han sido canceladas oportunamente, debido a dificultades del deudor por diversas índoles. Para poder contabilizarlo en esta cuenta, el plazo acordado debe estar vencido y la cancelación o castigo solo procede una vez se hayan agotado las gestiones de cobro pertinentes.
la perdida de la cartera es asumida por la empresa y parte de ella se trata como una deducción tributaria.
Existen dos métodos para la contabilización de las cuentas incobrables:
· Anulación directa
· provisión para deudas malas
4.4.1 MÉTODO DE ANULACIÓN DIRECTA: Consiste en reversar el registro contable original asì:
-Acreditar la cuenta deudores por el valor de la deuda incobrable
-Debitar la cuenta gastos operacionales-provisión por la misma cantidad.
Este método no ofrece información para la toma de decisiones porque al reversar el registro inicial se elimina la porción de cuentas por cobrar sin dejar rastro contable para determinar el monto de las cuentas malas en un momento dado.
4.4.2 MÉTODO DE PROVISIÓN PARA CUENTAS MALAS O INCOBRABLES
La mayor parte de las ventas se realizan a crédito, en muchos casos respaldadas por facturas que están registradas dentro de las "Cuentas por Cobrar". Si se hace imposible el cobro de algunas de estas facturas (quiebra del cliente, muerte o cambio de domicilio del mismo) hay que traspasarlas a los Gastos del Ejercicio, ya que la imposibilidad de cobro de las mismas constituye una pérdida para el negocio.
Las Ventas a Crédito se registran como Ingreso del Ejercicio donde se producen, por lo que cuando se producen pérdidas por Cuentas por Cobrar (por las Ventas a crédito que se convierten en incobrables) se deben registrar dentro del mismo Ejercicio. Generalmente en la fecha de cierre no se tiene la certeza de cuáles facturas se perdieron definitivamente y como hay que registrar la pérdida de Cuentas por Cobrar por posible imposibilidad de cobro hay que proceder a hacer una estimación sobre las posibles pérdidas (lo más adaptado a la realidad que se pueda) y crear una Cuenta de Provisión para absorber esas posibles pérdidas., ésta cuenta es de valuación de naturaleza crédito.;las cuentas que se originan para realizar la contabilización son :
-Gasto provisión (5299)
-Provisión para deudores 1399)
En el balance se presenta restándose del total de deudores
Fiscalmente, existen dos sistemas reconocidos para el cálculo de las cuentas incobrables:
· Provisión individual
· Provisión general
4.4.2.1 PROVISIÓN INDIVIDUAL
Consiste en fijar como incobrable hasta un 33% del saldo de cada cuenta, individualmente considerada, con màs de un año de vencida.
· El valor asì estimado, es reconocido como deducción tributaria para efectos de liquidación de impuestos
· Contablemente se trata como un gasto.
· No se descuenta de la cuenta Clientes sino que se registra en la cuenta provisiones clientes, cuyo saldo crédito se resta en el balance de la cuenta deudores- clientes.
· la recuperación de una cuenta que se estimaba incobrable constituye un ingreso del período, originando un :
-Debito a provisiones Clientes
-Crédito a la respectiva cuenta de ingresos.
· Cuando se considere incobrable una cuenta definitivamente, se debe descontar de la cuenta clientes, debitando la provisiones clientes, en el monto que se estimó en periodos anteriores como valor incobrable y el resto se trata como gasto del periodo.
4.4.2.2 PROVISION GENERAL
Por este sistema la empresa tiene la opción de calcular las provisiones con base en un porcentaje de las facturas vencidas, así:
· 5% para las cuentas que a 31 de diciembre tengan màs de tres (3) meses de vencidas, sin exceder de seis (6) meses.
· 10% para las cuentas que tengan más de seis (6) meses. de vencidas al 31 de diciembre, sin exceder de doce (12) meses.
· 15% para las cuentas por cobrar que al 31 de diciembre tengan más de doce (12) meses de vencidas.
el valor de la provisión que se obtiene en el análisis de vencimientos, corresponde al saldo crédito que debe tener la cuenta provisión de clientes en diciembre 31, por lo tanto se origina un asiento asì:
-Debito a gasto provisiones
-Crédito a provisiones clientes
Si una parte o la totalidad de una cuenta se considera incobrable definitivamente, el monto perdido se carga a la cuenta Provisiones clientes. sin importar si el saldo crédito de esta cuenta es suficiente o no para absorber la suma perdida.
· Al finalizar el período contable, se diligencia de nuevo el Análisis de vencimientos para conocer el valor de las provisiones a esa fecha.
· Si el análisis de vencimientos muestra un valor mayor que el saldo en la cuenta Provisiones, , se debe ajustar esta cuenta contra Gastos provisiones, por el valor de la diferencia.
· SI el valor que indica el Análisis de vencimientos es menor que el saldo de la cuenta provisiones clientes, se debe ajustar la diferencia contra la cuenta Ingresos recuperaciones.
4.5. RECUPERACIÓN DE CARTERA CASTIGADA
Algunas cuentas que han sido castigadas o canceladas por considerarse incobrables, pueden ser pagadas posteriormente por el deudor de manera parcial o total, por lo tanto se procede de la siguiente manera:
· Restablecer la cuenta deudores por el valor pagado
· Incrementar por idéntica cantidad la provisión
· Registrar el ingreso por la cancelación de la respectiva cuenta por cobrar
4.4. DEUDAS DE DIFÍCIL COBRO
Registra las cuentas que no han sido canceladas oportunamente, debido a dificultades del deudor por diversas índoles. Para poder contabilizarlo en esta cuenta, el plazo acordado debe estar vencido y la cancelación o castigo solo procede una vez se hayan agotado las gestiones de cobro pertinentes.
la perdida de la cartera es asumida por la empresa y parte de ella se trata como una deducción tributaria.
Existen dos métodos para la contabilización de las cuentas incobrables:
· Anulación directa
· provisión para deudas malas
4.4.1 MÉTODO DE ANULACIÓN DIRECTA: Consiste en reversar el registro contable original asì:
-Acreditar la cuenta deudores por el valor de la deuda incobrable
-Debitar la cuenta gastos operacionales-provisión por la misma cantidad.
Este método no ofrece información para la toma de decisiones porque al reversar el registro inicial se elimina la porción de cuentas por cobrar sin dejar rastro contable para determinar el monto de las cuentas malas en un momento dado.
4.4.2 MÉTODO DE PROVISIÓN PARA CUENTAS MALAS O INCOBRABLES
La mayor parte de las ventas se realizan a crédito, en muchos casos respaldadas por facturas que están registradas dentro de las "Cuentas por Cobrar". Si se hace imposible el cobro de algunas de estas facturas (quiebra del cliente, muerte o cambio de domicilio del mismo) hay que traspasarlas a los Gastos del Ejercicio, ya que la imposibilidad de cobro de las mismas constituye una pérdida para el negocio.
Las Ventas a Crédito se registran como Ingreso del Ejercicio donde se producen, por lo que cuando se producen pérdidas por Cuentas por Cobrar (por las Ventas a crédito que se convierten en incobrables) se deben registrar dentro del mismo Ejercicio. Generalmente en la fecha de cierre no se tiene la certeza de cuáles facturas se perdieron definitivamente y como hay que registrar la pérdida de Cuentas por Cobrar por posible imposibilidad de cobro hay que proceder a hacer una estimación sobre las posibles pérdidas (lo más adaptado a la realidad que se pueda) y crear una Cuenta de Provisión para absorber esas posibles pérdidas., ésta cuenta es de valuación de naturaleza crédito.;las cuentas que se originan para realizar la contabilización son :
-Gasto provisión (5299)
-Provisión para deudores 1399)
En el balance se presenta restándose del total de deudores
Fiscalmente, existen dos sistemas reconocidos para el cálculo de las cuentas incobrables:
· Provisión individual
· Provisión general
4.4.2.1 PROVISIÓN INDIVIDUAL
Consiste en fijar como incobrable hasta un 33% del saldo de cada cuenta, individualmente considerada, con màs de un año de vencida.
· El valor asì estimado, es reconocido como deducción tributaria para efectos de liquidación de impuestos
· Contablemente se trata como un gasto.
· No se descuenta de la cuenta Clientes sino que se registra en la cuenta provisiones clientes, cuyo saldo crédito se resta en el balance de la cuenta deudores- clientes.
· la recuperación de una cuenta que se estimaba incobrable constituye un ingreso del período, originando un :
-Debito a provisiones Clientes
-Crédito a la respectiva cuenta de ingresos.
· Cuando se considere incobrable una cuenta definitivamente, se debe descontar de la cuenta clientes, debitando la provisiones clientes, en el monto que se estimó en periodos anteriores como valor incobrable y el resto se trata como gasto del periodo.
4.4.2.2 PROVISION GENERAL
Por este sistema la empresa tiene la opción de calcular las provisiones con base en un porcentaje de las facturas vencidas, así:
· 5% para las cuentas que a 31 de diciembre tengan màs de tres (3) meses de vencidas, sin exceder de seis (6) meses.
· 10% para las cuentas que tengan más de seis (6) meses. de vencidas al 31 de diciembre, sin exceder de doce (12) meses.
· 15% para las cuentas por cobrar que al 31 de diciembre tengan más de doce (12) meses de vencidas.
el valor de la provisión que se obtiene en el análisis de vencimientos, corresponde al saldo crédito que debe tener la cuenta provisión de clientes en diciembre 31, por lo tanto se origina un asiento asì:
-Debito a gasto provisiones
-Crédito a provisiones clientes
Si una parte o la totalidad de una cuenta se considera incobrable definitivamente, el monto perdido se carga a la cuenta Provisiones clientes. sin importar si el saldo crédito de esta cuenta es suficiente o no para absorber la suma perdida.
· Al finalizar el período contable, se diligencia de nuevo el Análisis de vencimientos para conocer el valor de las provisiones a esa fecha.
· Si el análisis de vencimientos muestra un valor mayor que el saldo en la cuenta Provisiones, , se debe ajustar esta cuenta contra Gastos provisiones, por el valor de la diferencia.
· SI el valor que indica el Análisis de vencimientos es menor que el saldo de la cuenta provisiones clientes, se debe ajustar la diferencia contra la cuenta Ingresos recuperaciones.
4.5. RECUPERACIÓN DE CARTERA CASTIGADA
Algunas cuentas que han sido castigadas o canceladas por considerarse incobrables, pueden ser pagadas posteriormente por el deudor de manera parcial o total, por lo tanto se procede de la siguiente manera:
· Restablecer la cuenta deudores por el valor pagado
· Incrementar por idéntica cantidad la provisión
· Registrar el ingreso por la cancelación de la respectiva cuenta por cobrar
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